การบริการเวลา หรือ Time management เป็นหนึ่งในทักษะสำคัญของทุกคน ไม่ว่าจะเป็นนักเรียน นักศึกษาหรือคนทำงาน เพราะการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้นจะทำให้เราใช้ชีวิตได้สะดวกขึ้น มีแบบแผนมากขึ้นและมีเวลาทำอย่างอื่นที่อยากทำมากขึ้นนั่นเอง 

    วันนี้ Hotcourses Thailand จะพาไปดูเคล็ดลับการแบ่งเวลาว่าควรทำอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพที่สุด

จดเดดไลน์และจัดลำดับความสำคัญ

    ในฐานะนักศึกษาที่ตารางเรียนอัดแน่นและเต็มไปด้วยการบ้านมากมาย การจดสิ่งที่ต้องทำไว้จะทำให้เราเห็นภาพมากขึ้นว่าเราต้องทำอะไรก่อน-หลัง

    เดดไลน์ คือสิ่งที่เราควรกำหนด (หรืออาจารย์กำหนด) ไว้ตั้งแต่ได้งานมา เพราะเดดไลน์จะทำให้เรารู้ว่าอะไรควรทำก่อน หลัง อะไรควรให้ความสำคัญก่อน นี่ใช้ได้ทั้งเรื่องงานและเรื่องเรียน 

สังเกตตัวเองว่าเราเสียเวลาไปกับอะไร

    บ่อยครั้ง ที่เรามักเสียสมาธิ สติหลุดไม่โฟกัสกับสิ่งที่ควรทำ ยิ่งในช่วง work from home ด้วยแล้วสมาธินั้นหลุดง่ายมาก ดังนั้นเราควรรู้ก่อนว่าเรามักจะเสียเวลาไปกับอะไรมากที่สุด 

    - เสียเวลาไถเฟซบุ๊ก ไอจี ทวิตเตอร์?

    - ชอบแชทกับเพื่อนระหว่างเรียนหรือทำงาน?

    - กว่าจะรู้ตัวเวลาก็ผ่านไปแล้วเมื่อไถเว็บไปเรื่อยๆ?

    เหล่านี้เป็นเรื่องที่ควร ‘ตระหนัก’ และตั้งเป้าหมายว่าจะไม่ทำ ถ้าบางคนมองว่ายากมาก ใช้มาตการเด็ดขาดเลยคือ ปิดโซเชียล หรือถ้าใครไม่อยากหับดิบก็ลองตั้งให้การไถโซเชียลเป็นรางวัลการทำงานดู เช่น ถ้าทำงานส่วนนี้เสร็จ จะเล่นไอจีสัก 15 นาที เป็นต้น 

แตกงานหลักออกเป็นงานย่อยๆ

         แตกงานหลักออกเป็นงานย่อยๆ จะทำให้งานยากๆ หรืองานที่ใช้เวลานานๆ กลายเป็นงานที่สามารถ “ทำได้” และไม่หนักหนาจนเกินตัว 

    การสร้าง To-do list จะช่วยในส่วนนี้ได้มาก สมมติต้องเขียนบทความสักชิ้น ในการเขียนบทความต้องมีการวางแผนมากมาย เราก็แตกงานเป็น หาข้อมูล, สรุปข้อมูล, สัมภาษณ์, ถอดเทป, เขียน ฯลฯ เป็นต้น 

กำหนดเวลา

    ควรกำหนดว่าแต่ละงานที่เราแตกย่อยออกมา ควรใช้เวลาเท่าไหร่ เช่น หาข้อมูล จะใช้เวลาถึงบ่ายสาม, สรุปข้อมูลจะใช้เวลาถึงห้าโมง การทำแบบนี้จะช่วยให้แต่ละงานไม่กินเวลาของสิ่งถัดไปที่เราควรทำ

ทำที่ละอย่าง

    มีงานวิจัยบอกว่าการทำหลายอย่างพร้อมกัน หรือ multi-tasking จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง พยายามมีสมาธิกับงานงานเดียวให้เสร็จก่อน จากนั้นค่อย move on ไปงานต่อไป    

ฝึกให้เป็นนิสัย

    แน่นอนว่าการเริ่มต้นนิสัยใหม่ๆ เป็นอะไรที่ต้องใช้แรงใจพอสมควร แต่ถ้าหากเราอยากสร้างกิจวัตรการจัดสรรเวลาของเราให้มีประสิทธิภาพก็ใช้ลงแรงใจไปด้วย พยายามให้ตัวเองทำตามตาราง/แผนที่วางไว้ในแต่ละวันให้ได้มากที่สุด 

อย่ากดดันตัวเองมากเกินไป 

    ข้อนี้ต่อจากข้อที่แล้ว เพราะเราเข้าใจว่าการตั้งใจทำอะไรสักอย่าง มันอาจไม่เป็นไปตามแผนได้ ดังนั้นถ้าเราหลุดโฟกัส หลุดสมาธิก็อย่ากดดันตัวเองมากนัก ว่าทำไมเราทำไม่ได้ 

    ให้โอกาสตัวเองค่อยๆ ปรับตัวไปที่ละสเตป แบบไม่ต้องเครียดหรือกดดันตัวเองมาก ปล่อยให้ตัวเราทำเต็มที่ในแต่ละวัน หากไม่เข้าเป้าวันนี้ก็ค่อยตั้งเป้าหมายใหม่วันต่อไป อย่าเพิ่งท้อ 

ไม่จำเป็นต้องเพอร์เฟคเสมอไป

      คนบางคนกลัวทำงานไม่เพอร์เฟคจนทำให้งานชิ้นๆหนึ่งใช้เวลานานกว่าปกติมาก  ซึ่งการทำเช่นนี้ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไรและยังทำให้งานทุกอย่างช้าลงอีก

    ดังนั้นแล้วขอเพียงแค่รู้ว่าอาจารย์/หัวหน้า มีความคาดหวังอะไรจากรายงานชิ้นนี้, ความสำคัญของงานชิ้นนี้เป็นเท่าใดและคุณภาพของงานระดับไหนที่เรารับได้  ก็เพียงพอแล้วที่จะทำงานชิ้นนั้นให้สำเร็จ 

ทำให้สนุกเข้าไว้

      แน่นอนว่าไม่มีใครชอบทการบ้าน หรืองาน  แต่มันก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นจงทำให้มันเป็นเรื่องสนุกเข้าไว้  และหมั่นให้รางวัลกับตัวเองทุกครั้งที่ทำเสร็จในงานย่อยๆที่แตกออกมา   นอกจากนี้การทำรายงานกับเพื่อนก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ทำให้งานสนุกขึ้นด้วย

Source: purdueglobal.edu