จดหมายรับรอง : สิ่งที่ไม่ควรลืม

สิ่งที่ถือว่าเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการยื่นใบสมัคร นั่นก็คือ จดหมายรับรอง ถึงแม้ว่ามันจะถูกมองว่าไม่มีความสำคัญเหมือนกับ GPA หรือผลการสอบ IELTS, GRE หรือ GMAT แต่จดหมายนี้ก็เป็นสิ่งที่มีค่าเพราะมันจะเป็นตัวช่วยให้กรรมการตัดสินใจหรือสนใจคุณ นอกเหนือไปจากตัดสินจากผลการเรียนเพียงอย่างเดียว ในวันนี้ Emma Deyneka จะมาอธิบายในเรื่องนี้ให้ฟังค่ะ

สิ่งแรกที่ควรรู้ ก็คือ มหาวิทยาลัยที่แตกต่างกันย่อมมีความต้องการที่แตกต่างกันในเนื้อหาหรือคำรับรองที่ระบุลงไปในจดหมายรับรอง บางมหาวิทยาลัยอาจจะสนใจเฉพาะการรับรองจากนักวิชาการหรืออาจารย์จากมหาวิทยาลัย แต่ในขณะที่บางแห่งกลับสนใจจดหมายที่มาจากนายจ้างหรือบริษัทที่ผู้สมัครเคยทำงานด้วย ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการสมัครเรียนหลักสูตร MBA

อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีมหาวิทยาลัยอย่าง Stanford University ที่ต้องการจดหมายรับรองที่มีความพิเศษกว่าที่อื่น คือ คำรับรองจากเพื่อนร่วมงานหรือคนที่ทำงานอยู่ในโปรเจคเดียวกับคุณในที่ทำงาน โดยจุดประสงค์ก็เพื่อประเมินการทำงานเป็นทีมของคุณและทักษะการเข้าสังคม

กุญแจสำคัญที่จะทำให้จดหมายรับรองของคุณประสบความสำเร็จนั้น ก็คือ คนที่คุณขอร้องให้มาเป็นผู้เขียนคำรับรองให้กับคุณ เพราะคนเหล่านี้คุณเป็นคนเลือกเองดังนั้นคุณจะต้องแน่ใจว่าคุณเลือกคนเหล่านี้อย่างฉลาดและเหมาะสม โดยคนคนนี้จะต้องรู้จักคุณดีพอสมควร เพราะยิ่งเขารู้จักคุณมากเท่าไหร่ คำแนะนำและคำรับรองก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม การที่คุณจะได้เข้าเรียนในสถาบันการศึกษาได้หรือไม่นั้น ไม่ได้เป็นความรับผิดชอบของผู้เขียนจดหมายรับรอง ดังนั้น สิ่งที่คุณทำได้คือมีคำรับรองให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้

คุณจะต้องคุยกับผู้เขียนคำรับรองเหล่านั้น และอธิบายว่าอะไรคือแรงจูงใจหรือความต้องการของคุณในการเรียนต่อในครั้งนี้ ถ้าคุณมีมหาวิทยาลัยหรือสถาบันการศึกษาที่คุณต้องการในใจแล้ว ก็ให้รายละเอียดของสถานศึกษาเหล่านั้นให้กับพวกเขาฟังด้วยและบอกเหตุผลว่าทำไมคุณถึงคิดว่าตัวคุณเองเป็นตัวเลือกที่ใช่สำหรับมหาวิทยาลัยแห่งนั้น พยายามแบ่งปันและถกเถียงเกี่ยวกับตัวเลือกของคุณและขอคำแนะนำจากพวกเขา
ควรมั่นใจว่าคุณให้รายละเอียดเกี่ยวกับความสำเร็จต่างๆที่ผ่านมาของคุณ, CV หรือข้อมูลต่างๆที่สำคัญ ให้กับผู้เขียนจดหมายรับรองหมดแล้ว เพื่อพวกเขาจะได้เขียนหรือกล่าวอ้างถึงได้อย่างถูกต้อง

William Tran US Admission counselor ได้กล่าวกับฮอทคอร์สว่า “ยิ่งจดหมายรับรองมีการกล่าวถึงที่เป็นเฉพาะเจาะจงและเป็นส่วนตัวกับผู้สมัครมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดี ผมเจอแต่จดหมายรับรองที่เขียนแนะนำโดยใช้คำทั่วไปๆอย่าง “ฉลาด” หรือ “มีความเอาใจใส่” มามากมาย และผมคิดว่าคำเหล่านี้มันไม่มีความหมายเลย เพราะนักเรียนทุกคนเป็นเด็กฉลาด สนใจเรียนและมีความเอาใจใส่ในห้องเรียนอยู่แล้ว”

William Tran ยังกล่าวอีกว่า “อีกประเภทหนึ่งที่ผมเห็นเลยก็คือการเขียนแนะนำโดยการลิสท์เอาแต่กิจกรรมที่ผู้สมัครนั้นๆเคยทำ (เช่น กัปตันทีมกีฬา, ผู้ก่อตั้งชมรม เป็นต้น) ซึ่งผมว่ามันเหมือนกับการเขียนแนะนำบารัค โอบาม่ามากกว่า เพราะว่าเขาเป็นประธานาธิบดีของอเมริกา ดังนั้นจดหมายควรจะต้องมีความลึกซึ้ง ส่วนตัวและมีลักษณะเฉพาะที่นักเรียนคนอื่นๆไม่มี และมันก็ต้องไม่ได้เป็นเพียงแค่คำฉาบหน้าแค่ช่วงต้น 90% ของจดหมายที่ผมอ่านมานั้น เป็นจดหมายที่แสนธรรมดาและคนเหล่านี้มักจะพลาดโอกาสอย่างแน่นอน ดังนั้นจดหมายที่ใช้คำแนะนำทั่วๆไปย่อมไม่ช่วยและอาจจะทำร้ายผู้สมัครเสียด้วยซ้ำ เพราะมันจะทำให้พวกเขาไม่มีความแตกต่าง และกลายเป็นข้อเสียไปแทน

นอกจากนี้ยังมีความผิดพลาดอีกอย่างหนึ่งที่เกิดจากผู้สมัครเอง โดยพวกเขามักจะขอคำแนะนำหรือคำรับรองจากผู้ที่มีชื่อเสียง เพื่อหวังว่ามันจะสร้างความประทับใจให้กับกรรมการ Jay Bhatti ได้กล่าวถึงเรื่องนี้ไว้ในบทความของเขาว่า

“พวกเราได้รับจดหมายรับรองจากทั้งวุฒิสมาชิก, CEO และผู้นำระดับโลก แต่ด้วยความที่สมัครไม่ได้ทำงานโดยตรงกับผู้เขียนคำรับรองเหล่านี้ จึงทำให้จดหมายมีความกำกวมและไม่กล่าวอะไรที่มีประโยชน์ ดังนั้นเป็นการดีกว่าถ้าได้รับคำรับรองจากผู้ที่เป็นเจ้านายคุณโดยตรง และสามารถกล่าวถึงการทำงานหรือความสำเร็จของคุณได้จากความคิดของตัวเขาเอง”

คุณจำเป็นต้องมั่นใจว่าคุณได้ให้เวลาผู้เขียนคำรับรองมากพอในการเขียนจดหมายนี้ และต้องให้ซองเอกสารที่บรรจุเอาเอกสารหรือแบบฟอร์มที่จำเป็นกับพวกเขาไปด้วย ทั้งแสตมป์, ที่อยู่, ซองจดหมายขนาดไซส์ที่ใช้ในธุรกิจ, รายชื่อของโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษา และวันกำหนดส่ง โดยกำหนดรายละเอียดลำดับการทำงานให้ชัดเจนมากที่สุด

และสุดท้าย เมื่อคุณได้รับจดหมายรับรองแล้ว คุณไม่ควรที่จะลืมเกี่ยวกับ “มารยาทที่ดี” โดยคุณควรขอบคุณสำหรับการเขียนรับรองในครั้งนี้ก่อนที่ผลจะออก และบอกพวกเขาเกี่ยวกับผลการสมัครด้วย

------------------------------------------------------

ข้อมูลที่น่าสนใจเพิ่มเติม

การเขียน Personal Statement
แนะนำสถาบันการศึกษาดีเด่นในปี 2012
การจัดอันดับสถาบันการศึกษาในอเมริกา
เรียนต่อสหราชอาณาจักร, อเมริกา, ออสเตรเลีย