รูปแบบการศึกษาในรั้วมหาวิทยาลัยได้มีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนามาอย่างต่อเนื่องมาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน และไม่ว่าเพื่อน ๆ จะเรียนอยู่ในหลักสูตรหรือระดับชั้นใดทั้งในปริญญาตรี โท หรือเอกก็ตาม เพื่อน ๆ ก็จำเป็นจะต้องผ่านการเรียนรู้และการทำงานในรูปแบบของงานวิจัยเพื่อการพัฒนาในปีสุดท้ายของหลักสูตรการศึกษาอย่างแน่นอนค่ะ เพราะมันคือการนำความรู้ทั้งหมดที่เราได้เรียนมาตลอดทั้งหลักสูตรมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของโปรเจคจบ (Senior project), วิทยานิพนธ์ (Thesis) หรืองานวิจัยค่ะ
สิ่งแรกที่เพื่อน ๆ ควรจะคิดถึงก็คือหัวข้อและอาจารย์ที่ปรึกษาค่ะ ดังนั้นก่อนอื่นเลยเพื่อน ๆ ควรจะไปไล่อ่านและศึกษาผลงานของอาจารย์ทุกคนที่มีความรู้และมีประสบการณ์ในขอบเขตการศึกษาที่เราสนใจค่ะ ซึ่งแน่นอนว่าหัวข้อที่เราจะเลือกศึกษาและพัฒนาควรจะมีความเชื่อมโยงกับผลงานการศึกษาของว่าที่อาจารย์ที่ปรึกษาของเราด้วยนะคะ
และเมื่อเพื่อน ๆ ได้หัวข้อหรือขอบเขตบวกกับชื่อว่าที่อาจารย์ที่ปรึกษาที่สนใจแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการเขียนอีเมล์หาอาจารย์ค่ะ คำถามก็คือเราจะสามารถทำให้อาจารย์ท่านนั้นประทับใจในตัวเราผ่านตัวอักษร 200-300 คำได้ยังไง ไม่ต้องห่วงค่ะเพื่อน ๆ วันนี้เราได้สรุป 3 ขั้นตอนหลักที่จะช่วยให้เพื่อนสามารถเขียนอีเมล์หาอาจารย์เพื่อขอร่วมงานโปรเจคต่าง ๆ มาไว้ที่นี่แล้วค่ะ!
1. ก่อนเริ่มการเขียนอีเมล์
ขั้นแรกเพื่อน ๆ จะต้องทำความเข้าใจว่าอาจารย์ที่เพื่อนหมายปองทำงานอะไรอยู่ก่อนค่ะ และก็ควรจะรู้ถึงขอบเขตงานทั้งหมดคร่าว ๆ ที่เขาเคยทำมาเพื่อว่าเพื่อน ๆ จะได้รู้ตัวเองได้ว่าตัวเราอยากทำงานในขอบเขตนี้จริง ๆ หรือเปล่าก่อนที่จะไปรบกวนอาจารย์ที่แน่นอนว่าเขาต้องมีงานรัดตัวจนยุ่งไปทั้งวัน ทิปเล็ก ๆ ก็คืออาจารย์ส่วนใหญ่จะมีประวัติโดยรวมอยู่ในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยอยู่แล้ว ซึ่งมันจะบอกทั้งตำแหน่ง เกียรติประวัติและผลงานวิจัยเลยค่ะ เพื่อน ๆ ก็ลองไปไล่อ่านกันดูนะคะ
หากเพื่อน ๆ เริ่มเทใจให้กับอาจารย์คนนี้เนื่องด้วยความสนใจในขอบเขตงานที่คล้ายคลึงกันแล้ว เพื่อน ๆ ก็ควรจะเจาะลึกลงไปในเบื้องหลังของผลงานของท่านอย่างละเอียด เพราะคุณจะต้องทำให้อาจารย์คนนี้ประทับใจในตัวคุณให้ได้ค่ะ นอกจากนั้นเพื่อน ๆ อาจลองเข้าไปเช็คในเว็บไซต์ดูอีกครั้งว่าอาจารย์ได้ระบุ ‘นักเรียนที่คาดหวัง’ ไว้หรือเปล่า เพราะโดยทั่วไปแล้วอาจารย์จะระบุระเบียบการสมัครเพื่อขอร่วมงานกับพวกเขาไว้ รวมถึงประเภทของนักเรียนที่เขาอยากให้มาอยู่ในทีมอีกด้วยค่ะ
ที่สำคัญก็คือเพื่อน ๆ ห้ามส่งอีเมล์ฉบับเดียวกันให้กับอาจารย์หลาย ๆ คนเด็ดขาด เนื้อความในอีเมล์สำหรับอาจารย์แต่ละท่านควรจะมีความเฉพาะเจาะจงที่ต่างกันค่ะ หากเพื่อน ๆ มีอาจารย์ที่สนใจ 10 คน เพื่อน ๆ ก็ต้องเขียนอีเมล์ 10 ฉบับเช่นกันนะคะ ส่วนข้อแนะนำสุดท้ายของขั้นตอนแรกนี้ก็คือในบางโอกาสการส่งอีกเมล์ให้กับนักเรียนปริญญาเอกของอาจารย์คนนั้นก่อนเพื่อสอบถามความยินยอมเบื้องต้นก็อาจจะเป็นผลดีกว่าการส่งอีเมล์โดยตรงหาอาจารย์ในครั้งแรกด้วยค่ะ
2. ระหว่างการเขียนอีเมล์
ส่วนประกอบแรกของอีเมล์ที่เพื่อนจะทำผิดพลาดไม่ได้เลยก็คือส่วนหัวของอีเมล์ที่จะมีการกล่าวถึงชื่อของอาจารย์เช่น Dear Professor XYZ เพื่อน ๆ จะต้องระวังการสะกดชื่อและตำแหน่งทางวิชาการของอาจารย์ให้ดีนะคะ
ถัดมาในส่วนของเนื้อความ ในทางทฤษฎีย่อหน้าแรกควรจะเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเราค่ะ เพื่อน ๆ อาจเสริมด้วยความสำเร็จหรือโปรเจคที่ทำให้เพื่อน ๆ เป็นที่รู้จัก ซึ่งตรงนี้เพื่อน ๆ ยังคงสามารถเขียนเนื้อความเหมือนกันสำหรับอาจารย์ทุกคนได้อยู่ค่ะ แต่ถ้าเพื่อน ๆ เคยมีผลงานในสายงานเดียวกันที่โดดเด่นหรือเคยได้ร่วมงานกับอาจารย์ท่านอื่นที่อาจารย์ที่เราสนใจรู้จัก ก็อย่าลืมใส่ข้อมูลเฉพาะเหล่านี้เข้าไปให้สอดคล้องกับอาจารย์แต่ละคนด้วยนะคะ
จากนั้นเพื่อน ๆ สามารถเริ่มพูดคุยกับอาจารย์จากการสอบถามเบื้องต้นเกี่ยวกับหัวข้อที่เราสนใจและพูดถึงสรรพคุณของเราว่าเหมาะจะเป็นนักเรียนที่เขาต้องการ หรือเขียนอธิบายลักษณะงานตามความสนใจของเราอย่างมั่นใจ ซึ่งโดยทั่วไปวิธีหลังจะใช้ได้ดีกว่าเพราะมันแสดงถึงความสนใจในขอบเขตการศึกษาที่คล้ายคลึงกันของเรากับอาจารย์ค่ะ
ในกรณีที่เพื่อน ๆ เลือกการเขียนในแบบวิธีที่สอง ย่อหน้าสุดท้ายเพื่อน ๆ ควรจะพูดถึงเหตุผลว่าทำไมเราถึงอยากร่วมงานกับอาจารย์ท่านนี้โดยเฉพาะ และทำไมเขาถึงต้องเลือกเราด้วยค่ะ จุดสำคัญคือพยายามเยินยออาจารย์ให้น้อยที่สุดค่ะ เพื่อน ๆ อย่าลืมใช้คำศัพท์เทคนิคในการพูดคุยกับอาจารย์ด้วยนะคะ เพราะมันจะทำให้เพื่อน ๆ ดูเหมือนเป็นผู้ที่มีความรู้ดีในขอบเขตงานที่อาจารย์กำลังศึกษาอยู่ค่ะ
มาถึงตรงนี้เพื่อน ๆ อาจเกิดคำถามที่ว่าทำไมอีเมล์ฉบับนี้ถึงมีเพียงแค่ 3 ย่อหน้าเท่านั้น คำตอบก็คืออาจารย์ทุกคนมักจะมีงานพัวพันตลอดเวลา ทำให้เขาอาจไม่มีเวลาว่างมากพอสำหรับการอ่านเนื้อความที่ยาว ๆ ดังนั้นการเขียนอีเมล์ที่กระชับและได้ใจความจึงเป็นวิธีการที่เหมาะสมที่สุดค่ะ อีกหนึ่งข้อห้ามสำหรับการเขียนอีเมล์รูปแบบนี้ก็คือการแนบ CV, Transcript หรือผลคะแนนสอบต่าง ๆ ลงไปตั้งแต่อีเมล์ฉบับแรกค่ะ แต่ถ้ามันจำเป็นจริง ๆ เพื่อน ๆ ควรเลือกที่จะอัพโหลดขึ้นเว็บไซต์อื่น (แนะนำให้เป็นเว็บไซต์ของสถาบันนั้น ๆ) แล้วนำลิ้งค์มาแปะลงในอีเมล์ให้อาจารย์ไว้ดาวน์โหลดแทนค่ะ
สุดท้ายก่อนที่เราจะกดปุ่มส่งอีเมล์ อย่าลืมตรวจสอบไวยกรณ์และการสะกดคำให้ถูกต้องทั้งหมด เพราะมันจะแสดงถึงความสามารถทางการใช้ภาษาของเพื่อน ๆ ค่ะ แน่นอนว่าอาจารย์มหาวิทยาลัยส่วนใหญ่คงไม่อยากตอบกลับอีเมล์ที่มีการใช้ภาษาแบบผิด ๆ หรอกนะคะ
3. หลังการเขียนอีเมล์
ขั้นตอนสุดท้ายจะเป็นขั้นตอนของการติดตามผล เพื่อน ๆ อาจใช้ซอฟต์แวร์ที่มีชื่อว่า ‘Yesware’ หรือ ‘Streak’ เพื่อรับรู้การแจ้งเตือนเมื่อผู้รับได้อ่านอีเมล์ของเราแล้ว แต่เพื่อน ๆ ไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ตัวอื่นที่อาจเปิดเผยกับผู้รับโดยการระบุในอีเมล์ด้วยว่าอีเมล์ฉบับนั้นได้ถูกติดตามอยู่ เพราะมันจะให้ความรู้สึกที่น่าขนลุกน่าดูนะคะ หากเพื่อน ๆ ยังไม่ได้รับการตอบกลับภายในหนึ่งอาทิตย์ เพื่อน ๆ สามารถกดส่งการเตือนความจำ (reminder) ซ้ำไปในอีเมล์ที่เคยส่งไป เพื่อให้มั่นใจได้ว่าอาจารย์จะไม่ได้มองข้ามอีเมล์ของเราไป อย่างไรก็ตามหากเพื่อน ๆ อยากได้คำตอบที่ชัดเจน เพื่อน ๆ อาจนำอีเมล์นั้นมาเขียนด้วยลายมือของเพื่อน ๆ ลงในกระดาษแล้วส่งให้กับอาจารย์ที่ออฟฟิศของเขาโดยตรงเลย ซึ่งมันก็ออกจะดูเป็นการแสดงความจริงใจที่ดีอีกด้วยนะคะ
บทความที่น่าสนใจ
อาจารย์ที่ปรึกษา 5 แบบ ที่อาจเจอ เมื่อไปเรียนต่อต่างประเทศ
10 เคล็ดลับการเขียนเรียงความจากอาจารย์มหาวิทยาลัย
คุยกับนายสมาร์ท
