How to เขียนอีเมลสอบถามข้อมูลมหาวิทยาลัยต่างประเทศและตัวอย่างคำถาม

เมื่อไหร่ที่เราจะติดต่อมหาวิทยาลัย

• เรามีคำถามที่หาไม่ได้จากในอินเตอร์เน็ต เพจมหาวิทยาลัย หรือผู้ให้คำปรึกษาในอินเตอร์เน็ต
• ผู้สมัครอาจจะมีคุณสมบัติบางอย่างที่ขัดกับเงื่อนไขมหาวิทยาลัยเล็กน้อย หรือมีปัญหาบางอย่างที่ทำให้เงื่อนไขไม่สมบูรณ์และต้องการแสดงความสนใจหรือแสดงให้เห็นว่าเราจะไม่มีปัญหาในการสื่อสารหรือการไปเรียนต่อ

ตัวอย่าง:

Huynh Tan Loi นักศึกษากฎหมายที่ไปเรียนที่ประเทศสหรัฐอเมริกาเล่าให้ฮอทคอร์ส เวียดนาม ฟังว่าเขาสมัครเข้าเรียน Houston Law Center สภาบันสอนกฎหมายของ University of Houston โดยขาดคะแนน TOEFL iBT ที่มหาวิทยาลัยกำหนดไป 5 คะแนน Loi เขียนจดหมายไปเพื่อแสดงให้เห็นความสามารถด้านภาษาอังกฤษและความตั้งใจและทางมหาวิทยาลัยได้รับเขาเข้าเรียน (แม้หลังจากนั้นเขาจะเลือกไปเรียนที่อื่นก็ตาม)

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าเงื่อนไขที่มหาวิทยาลัยหลายแห่งประกาศออกมาไม่ได้ขาวดำแบบที่หลายคนคิด แต่ยังเปิดโอกาสให้คนที่คะแนนอาจจะขาดไปเล็กน้อยได้แสดงให้เห็นว่าคะแนนเหล่านั้นจะไม่ได้เป็นปัญหาให้กับการเข้าเรียนของหลายๆ คน ถ้าใครเจอปัญหาแบบนี้ก็ลองใช้วิธีนี้ก็ได้นะ

การขอข้อมูลผ่าน Hotcourses

Hotcourses สามารถช่วยให้เพื่อนๆ ติดต่อกับสถาบันการศึกษาหรือมหาวิทยาลัย เพื่อสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรและทุนการศึกษาได้ผ่านเมนู "ติดต่อเจ้าที่" หรือ “ขอข้อมูลคอร์ส” โดยในส่วนนี้ทุกคนสามารถล็อกอินเข้าใช้ด้วยชื่อ, อีเมล์ หรือเฟซบุ๊ก และส่งคำถามที่ต้องการทราบเป็นภาษาอังกฤษไปยังสถาบันการศึกษาที่เลือกไว้ได้โดยตรง 

ขั้นตอนการส่งคำถามผ่าน Hotcourses

• เข้าไปที่เว็บไซต์ www.hotcourses.in.th
• คลิกสัญลักษณ์แว่นขยายตรงมุมบนขวามือ จะมีช่องกรอกข้อมูลปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ชื่อมหาวิทยาลัยลงไป
• เมื่อคลิกชื่อมหาวิทยาลัย ระบบจะพาคุณไปยังหน้ารายละเอียดเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยที่เลือก
• คลิกปุ่ม "ติดต่อเจ้าที่" หรือ “ขอข้อมูลคอร์ส”
• ล็อกอินเข้าใช้ด้วยอีเมลหรือเฟซบุ๊ก 
• กรอกข้อมูลต่างๆ ให้ครบถ้วน และส่งคำถามภาษาอังกฤษไปยังมหาวิทยาลัยได้ทันที
• เมื่อมหาวิทยาลัยตอบกลับมา คุณจะสามารถอ่านได้ในช่องคำตอบ

คำแนะนำในการส่งคำถาม

• ไม่ควรถามคำถามที่เป็นข้อมูลระยะยาวมากนัก เช่น ถ้าทุนการศึกษาหมดเขตรับสมัครแล้วในปีนี้ แต่เราต้องการที่จะสมัครในปีต่อไปควรทำอย่างไร แบบนี้ถือเป็นการตั้งคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องกับทุนที่ประกาศในปีนี้ 
• อย่าลังเลในการส่งคำถาม สงสัยอะไรให้รีบส่งไปถาม เช่น เรื่องของจำนวนเงินช่วยเหลือ หรือกำหนดหมดเขตสมัครขอรับทุน เป็นต้น 
• ในเบื้องต้นคุณสามารถลองค้นหาทุนการศึกษาตามสาขาวิชาได้ที่หน้า ค้นหาทุนการศึกษาต่างประเทศ เมื่อเจอทุนที่สนใจแล้ว ควรตรวจสอบข้อมูลกับทางมหาวิทยาลัยให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง

แนะนำวิธี ‘ขอข้อมูลคอร์ส’ อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่จำเป็นต้องแนะนำตัวเองยาวจนเกินเหตุ

• เขียนเพียงชื่อและอีเมลก็เพียงพอแล้ว หรือหากสมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ hotcourses อยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องแนะนำตัวเองอีก เนื่องจากชื่อและอีเมลได้แสดงอยู่ในฐานระบบข้อมูลของเราอยู่แล้ว  โดยหากต้องการสมัครเป็นสมาชิกเว็บไซต์ของเรา เข้าไปดำเนินการได้ที่ Login Home หรือลงทะเบียบผ่านเฟซบุ๊กก็ได้ ง่ายๆ ไม่ต้องกรอกอะไรมากมาย

ถามให้กระชับและชัดเจน เข้าประเด็น

• ถ้าคำถามที่เราต้องการจะถามมีจำนวนหลายข้อหรือหลายประเด็น พยายามเขียนออกมาให้เป็นข้อๆ ให้ชัดเจน และพูดเข้าประเด็นโดยไม่อ้อมค้อม เนื่องจากในแต่ละวันเจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยได้รับจดหมายหรืออีเมลมากมายจากนักเรียนทั่วโลก การตั้งคำถามที่ชัดเจนและกระชับจะช่วยให้พวกเขาทำงานง่ายขึ้น

ใช้ภาษาสุภาพ

• ควรเปิดอีเมลด้วยการเขียนว่า

  Dear sir / madam

  และอย่าลืมลงท้ายด้วย

  Thank you and I look forward to your response.

  Sincerely / Sincerely yours / Regards ...

  [Your name]

เหตุผลที่บางครั้งไม่ได้รับการตอบกลับจากมหาวิทยาลัย

• เขียนด้วยภาษาไทยปนกับภาษาอังกฤษ  เพราะเจ้าหน้าที่ของสถาบันการศึกษาต่างประเทศย่อมไม่เข้าใจและทำให้พวกเขาไม่สามารถตอบคำถามกลับมาได้
• คำถามที่เขียนนั้นกว้างจนเกินไป จนไม่สามารถตอบได้อย่างชัดเจน หรือไม่รู้แม้แต่ว่าจะเริ่มต้นคำตอบอย่างไร
• ถามคำถามที่ไม่เหมาะสม เช่น Please grant me scholarship. I do not have money หรือเขียนห้วนไป เช่น I want a scholarship แบบนี้ให้ความรู้สึกไม่ค่อยสุภาพเท่าไรนัก

20 คำถามภาษาอังกฤษที่ใช้บ่อยในการเขียนไปถามมหาวิทยาลัยต่างประเทศทางอีเมล

• When do applications open for (courses name)? 
• When is your application deadlines? 
• Can you confirm your English level requirements for (courses name)? 
• Do I need to take a test of English proficiency?
• What are the entry requirements for (courses name)?
• What long does the program take?
• Approximately how much are tuition fees per year? 
• Do you offer pathways courses?
• Do you have any short courses?
• Does (university name) run an English language course?
• How many intakes do you have for this (courses name)?
• How can I find out more about (courses name)? 
• How many students do you have in (courses name)?
• Can I make an application if I'm awaiting evidence of my academic qualifications?

คำถามเกี่ยวกับเงินช่วยเหลือ/ทุนการศึกษา

• What financial aid is available for Thai student?
• I am very interested in applying for the scholarship [scholarship name]. Would you please send me more information about [deadlines / requirements ...]?  

ถ้าทุนการศึกษาที่ต้องการจะสมัครได้ปิดรับสมัครไปแล้ว และอยากทราบข้อมูลเพิ่มเติมว่ามีทุนอื่นอีกหรือไม่

• I saw the deadline has finished, do you have other scholarships in [field of study you are interested] still available?

คำถามเกี่ยวกับการใช้ชีวิต

• Will I be guaranteed accommodation in my first year of study?
• What is the cost of living?
• Can I work while I am studying in (country)?